Whistleblowerordning
Samsø Kommune ønsker en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder vedrørende Samsø Kommunes medarbejdere, ledelse, bestyrelse og andre interessenter.
Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation hos Samsø Kommune om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Problemer bør således i første omgang søges løst ved henvendelse til f.eks. den ansattes nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller direkte til ledelsen.
Formålet med Whistleblowerordningen i Samsø Kommune er at øge ansattes muligheder for at:
- Ytre sig om ulovlige eller kritisable forhold
- Beskytte de personer, der indberetter oplysninger til whistleblowerordningen
- Opdage fejl og forsømmelser
Ansatte i Samsø Kommune vil ofte være de første til at opdage uregelmæssigheder eller svigagtig adfærd. Det viser sig dog tit, at de fleste er tilbageholdende med at gå videre med deres mistanke. I erkendelse heraf, har Samsø Kommune valgt at oprette en whistleblowerordning, hvor alle medarbejdere kan indberette overtrædelser eller undladelser i forhold til lovgivning, samt andre alvorlige og følsomme forhold.
Hvad skal du vide om at indberette?
Samsø Kommunes whistleblowerordning giver medarbejdere mulighed for at foretage anonyme indberetninger, hvis der er en begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder, som kan påføre straf, økonomisk tab eller alvorlig skade på Samsø Kommunes omdømme.
Alle medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer kan henvende sig anonymt eller med angivelse af identitet og kontaktinformation. Både nuværende og tidligere medarbejdere kan foretage en indberetning.
Ligeledes giver whistleblowerportalen mulighed for, at eksterne interessenter kan indberette, såsom kunder, leverandører, samarbejdspartnere og lignende.
Indberetningen kan vedrøre følgende kategorier:
- Medarbejdere i Samsø Kommune, dvs. hvor der er etableret et ansættelsesforhold mellem Samsø Kommune som arbejdsgiver og medarbejderen som lønmodtager. Ansættelsesformen er ikke relevant (fastansat, deltidsansat, timelønnet, midlertidigt ansat, vikar)
- Medlemmer af bestyrelser, råd, nævn og udvalg i tilknytning til Samsø Kommune
- Samarbejdspartnere og leverandører
- Grundlæggende systemfejl, som ikke kan henføres til en bestemt eller bestemte personer
Indberetningen skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser, forseelser eller andre alvorlige forhold eller mistanke herom. Der kan alene ske indberetning om:
- Alvorlige og/eller strafbare forhold som fx tyveri, underslæb, bedrageri, svig, bestikkelse, korruption, regnskabssvindel/-manipulation, uretmæssig brug af aktiver, misbrug af økonomiske midler mv.
- Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold, overfald og chikane
- Grov overtrædelse af interne retningslinjer (ved grov overtrædelse forstås systematisk, gentagen og væsentlig overtrædelse af interne retningslinjer af interne procedurer og retningslinjer)
Der forudsættes viden om eller en begrundet mistanke om, at der er begået sådanne forhold. Henvendelser, der har relation til ansættelsesforholdet, fx fravær, samarbejdsvanskeligheder, rygning, alkohol, påklædning, lønforhold m.v., samt forhold, der ikke er alvorlige, skal ikke indberettes via whistleblowerportalen, men håndteres via eksempelvis nærmeste leder, personaleafdeling, tillidsrepræsentant mv.
I det omfang det er muligt, skal indberetningen dokumenteres gennem vedhæftning af relevante dokumenter i digital form.
Indberetninger kan alene foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af et onlinespørgeskema, som kan tilgås via Whistleblowerportalen.
Klik her for at gå til Whistleblowerportalen.
Der kan ikke indberettes på anden vis, da en indberetning typisk indeholder fortrolige oplysninger, som ikke må sendes over det åbne internet uden kryptering. Der skal alene indberettes på dansk.
Hvis en indberetning ønskes indgivet anonymt, er det afgørende, at der ikke oplyses kontaktinformationer (navn, e-mailadresse, telefonnummer og lignende), og at indberetteren er opmærksom på at fjerne metadata fra filer ved vedhæftning af dokumentation, samt at indberetteren ikke oplyser informationer, der kan føres direkte tilbage til vedkommende.
Skulle en undersøgelse blive underlagt en ekstern instans, såsom politiet, kan Samsø Kommune blive tvunget til at oplyse indberetterens identitet, hvis Samsø Kommune er bekendt med denne.
Hvis oplysninger indberettes fra Samsø Kommunes netværk eller et andet overvåget netværk, kan der være risiko for, at besøg på whistleblowerportalen logges internt som et led i den almindelige logning af brugeraktiviteter. Denne risiko kan undgås ved at indtaste selve web-adressen i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilknyttet et overvåget netværk.
Whistleblowerportalen er designet til at fjerne eller begrænse lagringen af information ved besøg og brug af portalen. Whistleblowerportalen understøtter brug af en TOR-browser, som kan benyttes til at besøge whistleblowerportalen, og sikre anonymiteten i højst mulige omfang.
BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab er antaget af Samsø Kommune som databehandler. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab leverer og administrerer den tekniske løsning af whistleblowerordningen (whistleblowerportalen).
De indsendte indberetninger via whistleblowerportalen tilgås af få betroede medarbejdere hos BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, som modtager og registrerer indberetningerne og videresender dem til Samsø Kommunes whistleblowerudvalg.
Indberetningen overdrages til KL der foretager en indledende gennemgang af indberetningen for at vurdere, om denne falder inden for whistleblowerordningens rammer, om der er behov for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om indberetningen kan henlægges som åbenbart grundløs (eksempelvis, hvis indberetningen omhandler forhold eller er indberettet af en person, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen).
Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, igangsættes en nærmere undersøgelse af forholdet. Efter behov indhentes bistand til behandlingen fx fra juridiske eller andre eksterne rådgivere.
Behandling af personoplysninger, der er afgivet, herunder indsamling, opbevaring og eventuelt videregivelse, er underlagt gældende databeskyttelsesretlige regler.
Behandlingen af oplysningerne er omfattet af Samsø Kommunes legitime og saglige interesse i at behandle personoplysninger, der er indgivet i indberetningen – og behandlingen anses for at overstige den registreredes interesse. Behandlingen foretages således på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Det er muligt at indberette anonymt – og samtidig følge med i sagen via en 16-cifret nøglekode, som vises efter indsendelsen af indberetningen via whistleblowerportalen.
Det er muligt efterfølgende at kommunikere anonymt med BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab ved brug af den 16-cifrede nøglekode. Kommunikationskanalen anvendes til at kvittere for modtagelsen af indberetningen, og den giver mulighed for at stille eventuelt supplerende spørgsmål til indberetteren uden at kende vedkommendes identitet. Dette kan være en måde at sikre, at indberetningen oplyses tilstrækkeligt til, at den kan behandles.
Kommunikationskanalen vil ligeledes blive benyttet til at kommunikere en eventuel konklusion på sagen til indberetteren i tilfælde af, at vedkommende er anonym.
I de tilfælde, hvor indberetteren er anonym, gælder følgende tidsfrister i whistleblowerportalen:
- Forinden syv dage kvitteres der for modtagelsen af indberetningen.
- Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger tre måneder.
- En konklusion på sagen kommunikeres til indberetteren via den anonyme kommunikationskanal
- Som udgangspunkt slettes alle sager fra whistleblowerportalen inden for 90 dage efterindberetningstidspunktet, med mindre at fristen forlænges manuelt af modtageren
- Indberetteren har adgang til sagen via whistleblowerportalen og den 16-cifredenøglekode, indtil at sagen slettes her i. Indberetteren har dog maksimalt adgang til sagen i et år fra indberetningstidspunktet
Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person de indberettede oplysninger omhandler, besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat.
Indberetninger, der er indgivet i god tro, får ikke ugunstige konsekvenser for indberetteren. Indberetninger, der er indgivet i ond tro eller indgivet for at chikanere eller skade den person de indberettede oplysninger omhandler, kan få konsekvenser for indberetteren (eksempelvis føre til politianmeldelse eller få ansættelsesretlige konsekvenser).
Personer, der indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt blive orienteret om sagens behandling og eventuelt resultat.
Falder indberetningen ikke inden for whistleblowerordningens rammer, eller er indberetningen grundløs, slettes personoplysningerne straks. Personoplysninger slettes endvidere, når de ikke længere er nødvendige at opbevare, herunder når undersøgelserne er afsluttet. Indberetninger slettes som udgangspunkt efter 90 dage i whistleblowerportalen, med mindre at fristen manuelt forlænges af modtageren.
De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en ansat, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt forsat at opbevare oplysninger om en ansat, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes HR-journaler.
Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes til Samsø Kommunes whistleblowerudvalg ved juridisk konsulent på mail aulge@samsoe.dk eller telefon 5137 7141.
